Smart working: 8 regole per il lavoro quotidiano

A volte lavorando da un cliente devi accedere ad un file specifico, a volte serve qualcosa di più veloce rispetto ad una e-mail per inviare informazioni urgenti, a volte hai la necessità di lavorare da casa.
Ecco la nostra strategia di smart working spiegata in 8 punti.

Strategia di Smart Working #1: le e-mail devono essere accessibili sempre e ovunque, senza scuse

Oggigiorno non possiamo dipendere da una singola connessione ad internet che potrebbe venire a mancare senza alcun preavviso, così come non possiamo lasciare tutti i nostri archivi di comunicazione su un server interno la cui manutenzione è delegata a consulenti: prima del passaggio, in caso di mancanza di connessione, non eravamo in grado né di inviare né di ricevere e-mail.

Dal 2018 abbiamo deciso di migrare il nostro sistema di posta su servizi Cloud e la scelta è ricaduta su Microsoft Office365: è una scelta molto comune che consente a tutti di accedere al proprio account da qualsiasi luogo oltre ad essere disponibile su svariate piattaforme (Windows PC, Linux clients, mobile phones).

Strategia di Smart Working #2: i server interni hanno solo scopi di archiviazione

Cerchiamo di mantenere il più basso possibile i rischi e la manutenzione interna, esternalizzando il maggior numero possibile di servizi: quasi tutto tranne l’archiviazione dei file viene attualmente gestito al di fuori del perimetro fisico dell’azienda. Abbiamo deciso di mantenere i servizi di condivisione dei file su server interni per essere in grado di gestire al meglio disponibilità, velocità e permessi. Sono attivi diversi sistemi di backup, che utilizzano destinazioni sia interne che esterne.

Strategia di Smart Working #3: dobbiamo poter accedere ai dati da qualsiasi luogo

Qui entra in gioco la nostra VPN.
Utilizziamo la soluzione OpenVPN che ci consente di accedere alla nostra rete locale da praticamente ogni luogo, usando PC Windows, Linux o persino smartphone (suggeriamo Cx File Explorer su device Android).

Strategia di Smart Working #4: il codice sorgente è la nostra proprietà intellettuale primaria

Dobbiamo essere sicuri che ogni codice sorgente e la sua storia, necessaria per poter ricostruire la vita di ogni sviluppo, siano conservati nel luogo più sicuro.
Per questo abbiamo scelto di introdurre un sistema di controllo affidabile per tutti i nostri progetti di svilluppo: dal 2008 utilizziamo Mercurial (hg) per tenere traccia delle nostre modifiche e gestire le richieste di modifica, mentre GIT ha un piccolo ruolo in sviluppi Linux.
I nostri repository primari sono archiviati su server esterni, installati in grandi data center sul terriorio italiano: possiamo accedervi in sicurezza (via SSH) da qualsiasi luogo apportando eventuali modifiche necessarie, permettendoci di lavorare direttamente in sede dal Cliente.

Strategia di Smart Working #5: dobbiamo tenere traccia dei progetti e delle attività aziendali

Usiamo Redmine da diversi anni: sappiamo che oggi esistono soluzioni più evolute, ma rimaniamo fedeli ad esso dal momento che soddisfa a pieno le nostre necessità.
Utilizziamo questo sofware per tenere traccia di quasi tutte le attività condivise nella nostra azienda, dai problemi relativi alla produzione alla selezione e valutazione di nuovi componenti.
E’ profondamente personalizzabile, può essere quindi adattato a svariati aspetti della gestione quotidiana.

Strategia di Smart Working #6: le informazioni vanno condivise in modo semplice e preciso con le parti interessate

Trello è la nostra scelta: lo utilizziamo per gestire l’avanzamento del progetto con i nostri clienti e i nostri partner esterni, mediante gruppi e template di schede riusciamo a mantenere aggiornato il progetto e minimizzare altre forme di comunicazione che potrebbero portare alla dispersione di informazioni. Le e-mail sono ancora la nostra “fonte di verità”, ma Trello è un modo più flessibile e moderno di condividere informazioni.

Strategia di Smart Working #7: ogni strumento di comunicazione ha i suoi tempi di risposta: chiamate, e-mail, messaggi

Lavoriamo constantemente per scoraggiare un utilizzo errato delle e-mail, in quanto non sono uno strumento adatto per fornire informazioni che richiedono una pronta risposta da parte del destinatario. Ci piace la regola “3 e-mail quindi parla” (dai un colpo di telefono se non riusciamo a risolvere un problema dopo la terza e-mail) e facciamo del nostro meglio per rispondere ad un messaggio via e-mail entro le 8 ore lavorative, anche se è molto difficile sradicare le vecchie abitudini.

D’altra parte, comprendiamo che nessuno è felice di ricevere una telefonata ogni due minuti. Ecco perché, anche tra persone dello stesso ufficio, adottiamo strumenti di messaggistica instantanea per comunicare: è veloce, implica un senso di priorità più elevato, ma consente al destinatario di prendersi il proprio tempo prima di rispondere.

Negli anni passati abbiamo usato diversi strumenti e, anche se con clienti e fornitori utilizziamo quotidianamente Skype, Telegram e Whatsapp, oggi è Slack la nostra scelta principale, in quanto consente conversazioni 1 a 1, chat di gruppo e (molto importante) è disponibile come applicazione Android con un’ottima funzionalità.

Strategia di Smart Working #8: per riunioni a distanza, proponiamo Zoom

Molte volte non è davvero necessario incontrarsi di persona, magari viaggiando lontano da casa per un incontro di un’ora.

Esistono numerosi strumenti che ci aiutano ad organizzare riunioni online: abbiamo scelto Zoom, un servizio di videoconferenza che consente di creare e partecipare a chiamate 1 a 1 o riunioni di gruppo, con condivisione dello schermo, chat, lavagne e molto altro.

Bastano un microfono e una webcam per essere operativi!